Organiza tu Gmail con filtros y etiquetas

Este truco le sera de mucha utilidad alas personas que tienen un gran volumen de correos a diario en su bandeja de entrada. Es así que aparte de los correos propios de nuestro trabajo, tenemos los de nuesros amigos, familiares, suscripciones y newsletters, el spam por supuesto, envíos autorizados de tiendas en las que compramos, y últimamente cada vez recibimos más otros correos que provienen de las redes sociales: alguien ha decidido seguirte en Twitter, un conocido te invita a un grupo de Facebook, otro te manda una invitación para ir a un evento de Last.fm, alguien ha comentado una foto tuya en Flickr y un largo etcétera.

Todo esto es hoy en dia algo comun, no es necesario que seas un adicto al ciberespacio para tener un numero conciderable de correos de entrada, muchas veces tan solo con los comentarios en tu cuenta de Facebook es suficiente para hacerte acreedor a una cantidad considerable de correos en tu bandeja, producto de las notificaciones de esta red social. La solución quizá podría ser por supuesto deshabilitar las notificaciones en esos servicios, pero nosotros vamos a tomar otro camino distinto.

Ojo que no todos los correos tienen la misma prioridad ni pueden —no deben— captar nuestra atención por igual. No es lo mismo un correo enviado por nuestro jefe o supervisor que el que nos envía un amigo con una presentación-broma de esas que tanto abundan. Es por ello que el uso combinado de los Filtros y las Etiquetas resulte, más que recomendable, casi necesario en nuestros días. 

Estas comodidades, lo podrás lograr creando y modificando ambos en “Configuración” y luego “Etiquetas” o “Filtros”.

Filtros en tu bandeja de Gmail

Si tu usualmente organizas tus correos “a mano” es una malísima decisión, por la cantidad de tiempo y energía que consume. Para ello están los Filtros de Gmail: nosotros fijamos unas reglas para aplicar a todos los mensajes que nos vayan llegando y la aplicación automáticamente va haciendo “algo” con ellos, lo que nosotros le digamos. Es por ello muy importante que seamos coherentes e inteligentes a la hora de diseñar nuestros filtros.

es recomendable tomarte un tiempo para “diseñar” tu estrategia de Filtros. No, no es excesivo, créeme. He visto personas que tienen más de cincuenta o hasta cien filtros. Como no seas un poco cuidadoso y traces una estrategia de filtros adecuada te puedes ahogar en un mar de mensajes y filtros, y harás bueno eso de “peor el remedio que la enfermedad”.

Etiquetas en tu Gmail

Es importante mencionar que todas las etiquetas en Gmail actúan como las etiquetas clásicas pero además como Carpetas. De modo que un conjunto de mensajes “etiquetados” como “Publicidad”, por ejemplo, estarán almacenados todos juntos dentro de la carpeta “Publicidad”. Sólo tienes que crear uno o varios filtros para decirle a Gmail que a todos los mensajes de tal destinatario, le asigne la etiqueta “Publicidad”, esto es, que los mande a la carpeta “Publicidad”. Y así con el resto de mensajes que tú quieras clasificar automáticamente.

Ademas como una facilidad para su operatividad en Gmail las Etiquetas pueden asociarse a un color. Hay muchos y variados pero yo te recomiendo tambien que los elijas cuidadosamente. Son ayudas visuales que en ningún modo deben y pueden contribuir a despistarte. Elige los colores más vivos o los más familiares para ti para las Etiquetas (carpetas) más sensibles: correos del trabajo, de tu jefe, clientes, etc.; y asigna los de tonos más apagados o colores suaves a los correos menos importantes (notificaciones de Twitter, etc.)